PROTOKOL ZA KOMUNIKACIJU I KOORDINACIJU GRUPA

Drage kolege-nice,

Pozivamo vas da se pridružite Otvorenom koordinacionom sastanku Radnih grupa, Organa i Tela i Odbora sekcija ULUS-a koji se zakazuje za petak 13. mart od 19h u Paviljonu CZ. Sastanak je otvoren za sve članove Udruženja.

U proteklom periodu se veoma puno se radilo na različitim frontovima – uz veliko angažovanje organa, tela, odbora sekcija većina radnih grupa predloženih na zajedničkom sastanku 17og januara krenula je sa radom i neke već imaju veoma konkretne rezultate – RG za pitanja samostalaca, fer prakse, grupa za komunikaciju sa članstvom, websajt, organizacione strukture, prostore ULUS-a, itd.

Ovaj sastanak biće prilika da se međusobno informišemo o svemu onome što je do sad postignuto, saznamo kakvi su dalji planovi, ali i potrebe, gde je potrebna pomoć i podrška.

Predloženi format sastanka je da predstavnici svih OiT, OS i RG u kratkom izlaganju (do 5 min) daju rezime svojih aktivnosti u proteklom periodu, kao i plan za dalje delovanje. Ovaj vremenski limit postavljen je da bi ostalo prostora za diskusiju u cilju usaglašavanja zajedničkih strategija delovanja.

Ovo bi takođe trebalo da bude  prilika da se šire članstvo Udruženja uključi u tekuće aktivnosti, doprinoseći svojim idejama, stručnošću i kapacitetima, stoga predlažemo Predsednicima sekcija da proslede svom članstvu ovaj poziv za zajednički sastanak.

Srdačno,

Vahida Ramujkić

Predsednica Upravnog odbora ULUS-a

*Protokol o koordinaciji rada operativnih jedinica Udruženja (OiT, RG i OS).

Radne grupe su osnovna operativna tela Udruženja koje omogućavaju efikasno, transparentno i temeljno bavljenje raznovrsnim pitanjima članstva.

Radne grupe se formiraju prema potrebi na inicijativu bilo kog člana, a ukidaju se kada je cilj njihovog osnivanja postignut.

Radne grupe sačinjavaju članovi Udruženja a u svojim redovima moraju imati najmanje jednog predstavnika iz Organa ULUS-a (Nadozorni odbor i Upravni odbor). Jedna osoba istovremeno može biti član do tri Radne grupe, Organa, Tela ili Odbora sekcija.

Radi bolje koordinacije članovi Upravnog i Nadzora odbora u obavezi su da budu uključeni u rad makar jedne Radne grupe, pri čemu se vodi računa o ravnomernoj zastupljenosti članova Organa po grupama.

Svaka Radna grupa imenuje jednog ili po potrebi dva Koordinatora.

Radne grupe mogu međusobno da se udružuju, dele ili osnivaju podgrupe prema potrebi problemskih zadataka kojima se bave.

U nadležnosti svake Radne grupe je da formira komunikacionu platformu za svoj rad (Googlegrupa, ili sl.), da utvrđuje ciljeve svog rada, analizira postojeće stanje u okviru svog delovanja, sastavlja plan delovanja u saglasnosti sa Upravnim odborom.

Nadležnosti koordinatora RG su:

• da moderira komunikaciju i odnose unutar RG, upućujući na pravila komunikacije, ukoliko dođe do njihovih nepridržavanja
• vode evidenciju o sastavu RG, priključujući i isključujući članove na njihov zahtev ili u skladu sa pravilima komunikacije uz saglasnost većine članova grupe.
• da pismenim putem od Stručne službe potražuju dokumentaciju neophodnu za rad u okviru RG, i preko Stručne službe zakazuju sastanke i vrše korespondenciju sa spoljnim institucijama ispred Udruženja, pri tom konsultujući se i informišući nadležnog člana UO o ovim postupcima (CC)
• dostavljaju periodične izveštaje o radu i traže savete na Koordinacionoj listi i zajedničkim koordinacionim sastancima koji se održavaju jednom mesečno (ili po potrebi).

Otvoreni koordinacioni sastanci:

Svakog poslednjeg petka u mesecu održavaju se sastanci . OTRG (Organa/Tela i Radnih grupa) koji imaju za cilj međusobno informisanje i  koordinisanje u radu radi uklađivanja kratkoročnih ciljeva.

KOORDINACIONA GRUPA

• Koristi kao platformu za svoju komunikaciju i koordinaciju Google grupu ulus_strategije@googlegroups.com i
• uključuje sve ljude koji su se prijavili za rad u svim Radnim grupama

Koordinaciona grupa služi:

• Informisanju o generalnim temama od važnosti za čitavo Udruženje
• Izveštavanju o radu Radnih grupa (važne informacije koje su prethodno elaborirane u RG)
• koordinaciji rada između radnih grupa
• međusobnom savetovanju u vezi tema koje su generalne i tiču se svih Radnih grupa

Pravila za komunikaciju na e-mail listi:

• BEZ DIGRESIJA / radi bolje orijentacije u temama o kojima se diskutuje sadržaj lančane prepiske mora odgovarati Naslovu emaila ukoliko se skrene na potpuno novu temu potrebno napisati novi email na listu sa korespondentnim naslovom
• BEZ LIČNO UPUĆENIH POLEMIKA I VREĐANJA / radi operativnosti i održavanja generalnih interesa potrebno je izbeći ovakav način komunikacije
• JASNOST I ARGUMENTOVANOST / potrebno je jasno i argumentovano iznošenje činjenica i pitanja
• PREDLOZI UZ SOPSTVENI ANGAŽMAN / bez preporuka šta bi neko drugi trebalo da radi i kako, svaki predlog podrazumeva i spostveni angažman

Admin/moderacija: Marija Kauzlarić, Dragana B. Stevanović

Nadležnosti Admin/moderatora i koordinatora svih grupa:

• evidencija postojećih Radnih grupa i ljudi uključenih u njima
• dodavanje na listu novih ljudi koji se priključuju Radnim grupama
• opomena u slučaju ne pridržavanja utvrđenih pravila za komunikaciju
• isključivanje iz Grupe za koordinaciju i Google liste ljudi koji se ne pridržavaju utvrđenih Pravila komunikacije

GRUPA ZA KOMUNIKACIJU IZMEĐU SVIH ČLANOVA ORGANA I TELA

• Koristi kao platformu za svoju komunikaciju i koordinaciju Google grupu ulus2020@googlegroups.com
• sastavljena je od svih predstavnika u Organima i Telima ULUS-a, kao Predsednika i Potpredsednika Odbora Sekcija.

Služi za:

• koordinaciju rada vezanog za formalne procedure koje su u nadležnosti Organa, Tela i Odbora sekcija
• informisanje i konsultovanje
• deljenje Zapisnika, Odluka i drugih važnih akata i informacija koje se direktno tiču rada Organa, Tela i Odbora sekcija

Admin/moderacija: Nevena Popović